FACTURA DE CONTINGENCIA EN COLOMBIA

¿Qué es y cuando usar la Factura de Contingencia? 

Es la opción de emisión utilizada en aquellos casos en los cuales existan fallas no previstas por el obligado a facturar ni por el proveedor tecnológico como por ejemplo, Avería en el software de facturación, problemas técnicos en la plataforma del operador tecnológico, entre otros. durante la contingencia el obligado deberá usar Factura de talonario (papel) 

Referente Legales de la Factura de Contingencia

 • Resolución 000055 del 14 de junio de 2016 • Resolución 000030 del 29 de abril de 2019 • Anexo Técnico V.18 octubre 2019 • Comunicaciones DIAN (Preguntas Frecuentas Factura Electrónica) Aclaratorias sobre la Resolución de autorización para Factura de Contingencia: 1-El prefijo no podrá exceder los cuatro (4) caracteres. (Art. 5 de la Resolución 000055) 2- No deberá anteponer ceros a la Izquierda. (Art. 5 Resolución 000055) 3-El obligado a facturar decide el rango y prefijo que desea usar. 4-La Resolución de factura de contingencia no maneja clave técnica.

  ¿Cómo se solicita Autorización de Numeración de Facturación por modalidad de Factura Electrónica y por contingencia?

Conforme materia publicado por la DIAN el proceso es el siguiente: 

 “Cuando el contribuyente tenga registrada en su RUT la responsabilidad de Facturador Electrónico, dentro de su cuenta de usuario en “Servicios en Línea Muisca”, por la opción “Numeración de Facturación” al ingresar a realizar la “Autorización de Numeración de Facturación” aparecerán las modalidades de “Factura Electrónica” y” Facturación por contingencia”. Nota: Una vez requiera comenzar a facturar de manera electrónica, deberá hacer el proceso de “Inhabilitación de Numeración de Facturación” en las otras modalidades de facturación, “Papel” o “Computador”. Esta información puede validarla en nuestras líneas de atención al usuario en Bogotá 5462200, 6059830 y nuestra línea nacional con costo 01 900 555 09 93.”

Representación, plazos y manera de informar las Facturas de Contingencia

1 - La Factura de Contingencia deberá ser tramitada en un litógrafo, tipógrafo u impresor autorizado por la DIAN. 

2- El Documento deberá llevar pre-impresa la denominación “Contingencia de Facturación Electrónica”.

3-La Factura de Contingencia conforme el Art. 8 de la resolución 00005 deberá ser transcrita en formato XML y transmitida a la DIAN mediante el servicio informático de Facturación Electrónica.

4-En referencia a los plazos para informar a la DIAN, el Anexo Técnico V.18 (Oct-2019) numeral 13 denominado “Suplemento C: Inconvenientes tecnológicos” señala que el facturador tendrá 30 días a partir de la fecha en que supera la contingencia para enviar las facturas electrónicas en formato XML a la DIAN.

Transmisión a la DIAN 

1- La Fecha de Generación de la factura será la misma que indique el talonario y deberá quedar registrada en el formato XML.

2-Se conservará la misma numeración del formato de contingencia.

3-El documento deberá quedar firmado Electrónicamente.

4-ara efectos comerciales la factura de venta será la expedida en talonario o en papel, ésta última conforme Anexo Técnico V.18.

5-Si durante la contingencia se generaron notas crédito o débito, las mismas deberán ser informadas a la DIAN mediante la transcripción normal; aclara el Anexo Técnico V.18 que No existe la modalidad de Nota crédito de contingencia ni Nota débito de contingencia.

6-La DIAN responderá a la entrega del XML de la factura de contingencia con un Application Response de Documento Validado por la DIAN.

7-La factura de contingencia No calculará CUFE.

8-Conforme Anexo técnico V.18 la Factura de contingencia manejará un CUDE.

Manejo de la contingencia DIAN

En los casos en los que la DIAN declare la contingencia de su servicio, el facturador electrónico deberá transmitir los documentos electrónicos que han sido expedidos, en formato de generación (sin validación) dentro de 48 Horas siguientes a que se levante la contingencia del servicio informático de la DIAN; Lo anterior conforme el artículo 6 de la Resolución 000030 de abril-2019.

FASE II FACTURACIÓN ELECTRÓNICA - REQUISITOS DE LA FACTURA

El artículo 2 de la Resolución 000030 fija lo requisitos de la factura electrónica, seguido se resumen:

1   1.     Estar denominada como expresamente como Factura Electrónica de venta.

2.     Contener datos identificadores y el NIT del vendedor o prestador de servicio.

3.     Contener datos identificadores y el NIT o Número de identificación cuando aplique, del          adquiriente.

4.     Llevar y expresar la numeración consecutiva autorizada, el número de autorización, rango y vigencia otorgado por la DIAN.

5.     Fecha y hora de Generación del Documento

6.     Fecha y Hora de expedición la cual corresponde a la validación

7.     Cantidad y descripción especifica de los bienes vendidos o servicios prestados identificando códigos que permitan la relación de los mismos.

8.     Valor total de la Operación.

9.     Contener la forma de pago, indicando si es de contado a crédito y de ser la última opción indicar el plazo.

10. Contener el medio de pago indicando se es efectivo, tarjeta de débito, crédito, transferencia u otro que aplique.

11. Indicar la calidad de retenedor de impuesto sobre las ventas- IVA

12. Discriminar el impuesto sobre las ventas correspondiente e indicar la Tarifa

13. Discriminar el impuesto al consumo e indicar la tarifa

14. Incluir firma digital o electrónica del facturador electrónico

15. Incluir el código CUFE

16. Incluir el código QR

Los requisitos antes mencionados salvo el indicado en el numeral 14, deberán obligatoriamente estar contenidos en las representaciones graficas en formato digital o impresos, según indica el artículo 8 de la resolución 000030 en su último aparte.

FASE II DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA - LOS DOCUMENTOS

Desde el Basamento Legal establecido en la Resolución 000030 del pasado 29-04 de 2019 se observan los requisitos de la factura electrónica con validación previa, así como los mecanismos técnicos y tecnológicos para su implementación

Rutina del Documento Electrónico

Como se observa, la DIAN o el proveedor autorizado deberán validar el documento, pero ¿qué pasa si estos no logran validarlos por problemas tecnológicos?  Simple, en estos casos el obligado a facturar electrónicamente, está facultado para entregar el documento al adquiriente, con el compromiso de ser enviado a la DIAN o al proveedor autorizado para su validación en 48 horas contadas luego que se solucione el problema tecnológico.

Es importante destacar que para todos los efectos el obligado a facturar es el responsable de la entrega de los documentos, simplemente se concibe como su deber, por lo tanto, no extingue las facultades de fiscalización y control por parte de la DIAN frente a los documentos generados. 

Los documentos y su derecho a descuento y deducción

Aclara el Parágrafo 4 de los considerandos incluidos en Resolución 000030, que los documentos equivalentes generados por sistemas POS no otorgan derecho a impuestos descontables al impuesto sobre las ventas, ni deducción de costos por Impuesto sobre la renta; por lo tanto, sus adquirientes sí podrían solicitar su factura de venta.

La mencionada resolución deja claridad sobre la intención de condicionar a partir del 01-01-2020 la factura electrónica como documento indispensable para la procedencia de impuestos descontables y costos o gastos deducibles de conformidad a la siguiente tabla:

Los obligados a facturar electrónicamente entre el 01-01 del 2019 al 30-06 del 2019

Indica el parágrafo tercero, transitorio del Considerando (Resolución 000030) que quien estando obligado a facturar electrónicamente e incumpla en expedir el documento electrónico NO será sujeto a sanciones siempre que cumpla con las condiciones allí prevista. 

FASE II FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

El 2018 fue un año de madurez e iniciación masiva en el proceso de facturación electrónica; durante el mencionado año se manejaron 3 fechas como plazos máximos para el inicio de transmisión en Facturación electrónica, 1ro de septiembre y 1ro de diciembre; para enero del año 2019 se tenía previsto un tercer proceso masivo sin embargo la DIAN otorgo nuevo plazo y replanteo una vez más el tema.

Durante el presente año se viene observando un cambio en la reglamentación del proceso de facturación electrónica encontrando:

1-Publicación de la Resolución número 000001 de 03-01-2019 mediante la cual se fijan las reglas y validaciones aplicables a la factura electrónica de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

 2-Publicación de Resolución número 0000002 de 03-01-2019 por la cual se selecciona un grupo de sujetos obligados a facturar electrónicamente y se fijan los requisitos que aplican en caso de impedimento, inconvenientes tecnológicos y / o de tipo comercial.

3-Publicación de Resolución número 000020 de 26-03-2019, señala los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y se estable el calendario para su implementación.

Así pues, basado en las últimas acciones legislativas se constituye la denominada Fase  II de Facturación Electrónica donde la DIAN plantea manejar una validación previa en tiempo real,  lo antes mencionado supone un cambio significativo frente al ciclo actual pues los documentos electrónicos (Factura, Nota crédito, Nota débito) son transmitidos al operador tecnológico el cual distribuye al tiempo a la DIAN y al cliente, mientras que, con la mencionada Resolución 000001 de 2019 los documentos deberán primero llegar al operador tecnológico de manera que éste envíe a la DIAN para su debida validación previa y luego al cliente.