¿QUÉ DEBEMOS CONOCER SOBRE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN EL SECTOR SALUD?

 En atención al artículo 72 de la Resolución 0042 de mayo 2020 dispone ahora ministerio de salud y protección social de la Resolución 00084 de enero 2021 con los requisitos adicionales de la factura electrónica de venta (incluye especificaciones técnicas).

puntos destacados:

1-Ámbito de aplicación

·         Las entidades responsables de pago (ERP)

·         Prestadores de salud

·         Las La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES)

·         Proveedores tecnológicos

·         Laboratorios de salud pública

·         Operadores logísticos y gestores farmacéuticos

·         Las entidades que en el marco de sus funciones legales deban entregar datos del registro individual de prestación de servicio de salud.

 

2-Se establece que los facturadores electrónicos del sector salud deberán incluir en el XML y en la representación gráfica, la siguiente información en campos individuales separados y en el orden establecido:

a)       Código del prestador de servicio de salud

b)      Tipo de documento de identificación del usuario

c)       Número de documento de identificación del usuario

d)      Primer apellido del usuario

e)      Segundo apellido del usuario

f)        Primer nombre del usuario

g)       Segundo nombre del usuario

h)      Tipo de usuario

i)        Modalidades de contratación y de pago

j)        Cobertura o plan de beneficios

k)       Número de autorización

l)        Número de prescripción (MIPRES)

m)    Número de ID de suministro mí prescripción (MIPRES)

n)      Número de contrato

o)      Número de póliza

p)      Fecha de inicio

q)      Fecha final

r)       Copago

s)       Cuota moderadora

t)        Cuota de recuperación

u)      Pagos compartidos en planes voluntarios de salud

 

3-Se establecen 3 meses siguientes a la fecha de publicación de la resolución 000084 para la adopción de los puntos antes mencionados.

 

4-Se fija que, para efectos de la trazabilidad de la factura de venta de los servicios y tecnologías en salud, las facturas de ventas, documentos equivalentes, notas crédito y notas débitos previamente validados por la DIAN, deberán enviarse al Ministerio de Salud y Protección Social al mismo momento que se envían al adquiriente; se aclara que todo será enviado en términos y condiciones técnicas que determine el Ministerio.  

https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/Resoluci%C3%B3n%20No.%20084%20de%202021.pdf

DOCUMENTO SOPORTE DE ADQUISICIÓN - LO QUE DEBEMOS SABER

DOCUMENTO SOPORTE DE ADQUISICIÓN

Conforme Decreto 358 de marzo 2020 y Resolución 0042 de mayo 2020, lo emitirán los adquirientes de bienes o servicios que realicen operaciones con NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA Y / O DOCUMENTE EQUIVALENTE; dicho documento atenderá unos requisitos y característica establecidos en Decreto y Resolución antes mencionada, mas adelante las mencionamos.

QUIENES SON NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA Y O/ DOCUMENTO EQUIVALENTE

En artículo 7 de la  Resolución 0042 se cita el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016 donde se detallan los sujetos no obligados a expedir factura de venta y o/ documento equivalente, seguido se numeran de forma resumida, mayor detalle consultar la norma.

1-Los Bancos las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento

2-Las cooperativas de ahorro y crédito 

3- Las personas naturales con ingresos percibidos el año anterior inferiores al 3.500 UVT, sin mas de un establecimiento comercial, sin  establecimiento con modelo de franquicia, que no hayan realizado operaciones en el año en curso por un monto igual o superior a 3.500 UVT. (aplica mismas reglas para los obligados al impoconsumo)

4-Empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten servicios de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

5-Las personas naturales vinculadas por relación laboral y reglamentaria; los pensionados en relación con los ingresos que derivan de esas actividades .

6-Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el IVA que hubieren obtenido ingresos brutos totales inferiores a 3.500 UVT

7-Los prestadores de servicio desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de servicios electrónico o digital. 

POR QUÉ ES IMPORTANTE EMITIR EL DOCUMENTO SOPORTE DE ADQUISICIÓN ?

Indica el Decreto 358 en su capitulo 4 donde cita el artículo 1.6.1.4.12 que el documento soporte de adquisición es efectuado a los sujetos no obligados a expedir factura y se realiza como prueba de la respectiva transacción y será la evidencia soporte para dar lugar a deducción de costos .

REQUISITOS Y CONDICIONES DEL DOCUMENTO SOPORTE DE ADQUISICIÓN 

El basamento legal de lo que seguido se expresa está disponible en Decreto 358 marzo 2020 y en Resolución 0042 mayo 2020 articulo 55.

1- Ser generados de forma física por parte del adquiriente, salvo en casos de importaciones.

2-Estar denominado expresamente como documento soporte de adquisiciones  efectuadas a nos obligados a facturar.

3-Fecha de la operación que se debe corresponder con la fecha de generación del documento. 

4-Contener los apellidos  y nombres,  razón social (cuando aplique), numero de identificación o NIT del vendedor o quien presta el servicio. 

5- Contener los mismos datos anteriores pero de quien adquiere los bienes o servicios. 

6-Llevar el numero de Resolución, vigencia, rangos y consecutivo; refiere a la Resolución  de documento soporte tramitada por el adquiriente del bien o servicio ante la DIAN para controlar la emisión de los documentos soporte. 

7- Detallar el valor total de la operación.

8-Si el adquiriente es facturador electrónico el documento soporte de adquisición deberá generarse  en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos que establezca la DIAN. (aun no se tienen las especificaciones  por parte de la DIAN)

Aclaratorias:

*Disponte la norma referida, aclaratorias sobre lo valido del extracto bancario como documento soporte y la declaración de importación siempre que no se trate de operaciones entre usuarios  de zona franca.

*Los documentos soportes en los juegos de suerte, azar y espectáculos públicos se detallan en el articulo 56 de la Resolución 0042.  

CONCLUSIONES

La novedad introducida por la norma redunda en:

 

*Gestionar ante la DIAN la resolución de numeración para controlar los Documentos soportes de adquisición que deberá emitir cada vez que realice operaciones de adquisición de bienes o servicios con los no obligados a expedir factura o documento equivalente.

*El obligado a emitir el documento soporte de adquisición deberá contar con un formato para la impresión del documento que le permita dar cumplimiento con los expresado en el Decreto 358 y artículo 55 de la Resolución 0042. 

*Es necesario que el obligado a emitir documentos soportes de adquisición esté atento a la liberación por parte de la DIAN de las condiciones, términos y mecanismos  técnicos  para la generación de estos documentos como electrónicos, incluso conversar con su proveedor  tecnológico para la implementación del mismo cuando se tenga claridad del tema.

  

FACTURA DE CONTINGENCIA EN COLOMBIA

¿Qué es y cuando usar la Factura de Contingencia? 

Es la opción de emisión utilizada en aquellos casos en los cuales existan fallas no previstas por el obligado a facturar ni por el proveedor tecnológico como por ejemplo, Avería en el software de facturación, problemas técnicos en la plataforma del operador tecnológico, entre otros. durante la contingencia el obligado deberá usar Factura de talonario (papel) 

Referente Legales de la Factura de Contingencia

 • Resolución 000055 del 14 de junio de 2016 • Resolución 000030 del 29 de abril de 2019 • Anexo Técnico V.18 octubre 2019 • Comunicaciones DIAN (Preguntas Frecuentas Factura Electrónica) Aclaratorias sobre la Resolución de autorización para Factura de Contingencia: 1-El prefijo no podrá exceder los cuatro (4) caracteres. (Art. 5 de la Resolución 000055) 2- No deberá anteponer ceros a la Izquierda. (Art. 5 Resolución 000055) 3-El obligado a facturar decide el rango y prefijo que desea usar. 4-La Resolución de factura de contingencia no maneja clave técnica.

  ¿Cómo se solicita Autorización de Numeración de Facturación por modalidad de Factura Electrónica y por contingencia?

Conforme materia publicado por la DIAN el proceso es el siguiente: 

 “Cuando el contribuyente tenga registrada en su RUT la responsabilidad de Facturador Electrónico, dentro de su cuenta de usuario en “Servicios en Línea Muisca”, por la opción “Numeración de Facturación” al ingresar a realizar la “Autorización de Numeración de Facturación” aparecerán las modalidades de “Factura Electrónica” y” Facturación por contingencia”. Nota: Una vez requiera comenzar a facturar de manera electrónica, deberá hacer el proceso de “Inhabilitación de Numeración de Facturación” en las otras modalidades de facturación, “Papel” o “Computador”. Esta información puede validarla en nuestras líneas de atención al usuario en Bogotá 5462200, 6059830 y nuestra línea nacional con costo 01 900 555 09 93.”

Representación, plazos y manera de informar las Facturas de Contingencia

1 - La Factura de Contingencia deberá ser tramitada en un litógrafo, tipógrafo u impresor autorizado por la DIAN. 

2- El Documento deberá llevar pre-impresa la denominación “Contingencia de Facturación Electrónica”.

3-La Factura de Contingencia conforme el Art. 8 de la resolución 00005 deberá ser transcrita en formato XML y transmitida a la DIAN mediante el servicio informático de Facturación Electrónica.

4-En referencia a los plazos para informar a la DIAN, el Anexo Técnico V.18 (Oct-2019) numeral 13 denominado “Suplemento C: Inconvenientes tecnológicos” señala que el facturador tendrá 30 días a partir de la fecha en que supera la contingencia para enviar las facturas electrónicas en formato XML a la DIAN.

Transmisión a la DIAN 

1- La Fecha de Generación de la factura será la misma que indique el talonario y deberá quedar registrada en el formato XML.

2-Se conservará la misma numeración del formato de contingencia.

3-El documento deberá quedar firmado Electrónicamente.

4-ara efectos comerciales la factura de venta será la expedida en talonario o en papel, ésta última conforme Anexo Técnico V.18.

5-Si durante la contingencia se generaron notas crédito o débito, las mismas deberán ser informadas a la DIAN mediante la transcripción normal; aclara el Anexo Técnico V.18 que No existe la modalidad de Nota crédito de contingencia ni Nota débito de contingencia.

6-La DIAN responderá a la entrega del XML de la factura de contingencia con un Application Response de Documento Validado por la DIAN.

7-La factura de contingencia No calculará CUFE.

8-Conforme Anexo técnico V.18 la Factura de contingencia manejará un CUDE.

Manejo de la contingencia DIAN

En los casos en los que la DIAN declare la contingencia de su servicio, el facturador electrónico deberá transmitir los documentos electrónicos que han sido expedidos, en formato de generación (sin validación) dentro de 48 Horas siguientes a que se levante la contingencia del servicio informático de la DIAN; Lo anterior conforme el artículo 6 de la Resolución 000030 de abril-2019.

FASE II FACTURACIÓN ELECTRÓNICA - REQUISITOS DE LA FACTURA

El artículo 2 de la Resolución 000030 fija lo requisitos de la factura electrónica, seguido se resumen:

1   1.     Estar denominada como expresamente como Factura Electrónica de venta.

2.     Contener datos identificadores y el NIT del vendedor o prestador de servicio.

3.     Contener datos identificadores y el NIT o Número de identificación cuando aplique, del          adquiriente.

4.     Llevar y expresar la numeración consecutiva autorizada, el número de autorización, rango y vigencia otorgado por la DIAN.

5.     Fecha y hora de Generación del Documento

6.     Fecha y Hora de expedición la cual corresponde a la validación

7.     Cantidad y descripción especifica de los bienes vendidos o servicios prestados identificando códigos que permitan la relación de los mismos.

8.     Valor total de la Operación.

9.     Contener la forma de pago, indicando si es de contado a crédito y de ser la última opción indicar el plazo.

10. Contener el medio de pago indicando se es efectivo, tarjeta de débito, crédito, transferencia u otro que aplique.

11. Indicar la calidad de retenedor de impuesto sobre las ventas- IVA

12. Discriminar el impuesto sobre las ventas correspondiente e indicar la Tarifa

13. Discriminar el impuesto al consumo e indicar la tarifa

14. Incluir firma digital o electrónica del facturador electrónico

15. Incluir el código CUFE

16. Incluir el código QR

Los requisitos antes mencionados salvo el indicado en el numeral 14, deberán obligatoriamente estar contenidos en las representaciones graficas en formato digital o impresos, según indica el artículo 8 de la resolución 000030 en su último aparte.

FASE II DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA - LOS DOCUMENTOS

Desde el Basamento Legal establecido en la Resolución 000030 del pasado 29-04 de 2019 se observan los requisitos de la factura electrónica con validación previa, así como los mecanismos técnicos y tecnológicos para su implementación

Rutina del Documento Electrónico

Como se observa, la DIAN o el proveedor autorizado deberán validar el documento, pero ¿qué pasa si estos no logran validarlos por problemas tecnológicos?  Simple, en estos casos el obligado a facturar electrónicamente, está facultado para entregar el documento al adquiriente, con el compromiso de ser enviado a la DIAN o al proveedor autorizado para su validación en 48 horas contadas luego que se solucione el problema tecnológico.

Es importante destacar que para todos los efectos el obligado a facturar es el responsable de la entrega de los documentos, simplemente se concibe como su deber, por lo tanto, no extingue las facultades de fiscalización y control por parte de la DIAN frente a los documentos generados. 

Los documentos y su derecho a descuento y deducción

Aclara el Parágrafo 4 de los considerandos incluidos en Resolución 000030, que los documentos equivalentes generados por sistemas POS no otorgan derecho a impuestos descontables al impuesto sobre las ventas, ni deducción de costos por Impuesto sobre la renta; por lo tanto, sus adquirientes sí podrían solicitar su factura de venta.

La mencionada resolución deja claridad sobre la intención de condicionar a partir del 01-01-2020 la factura electrónica como documento indispensable para la procedencia de impuestos descontables y costos o gastos deducibles de conformidad a la siguiente tabla:

Los obligados a facturar electrónicamente entre el 01-01 del 2019 al 30-06 del 2019

Indica el parágrafo tercero, transitorio del Considerando (Resolución 000030) que quien estando obligado a facturar electrónicamente e incumpla en expedir el documento electrónico NO será sujeto a sanciones siempre que cumpla con las condiciones allí prevista. 

FASE II FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

El 2018 fue un año de madurez e iniciación masiva en el proceso de facturación electrónica; durante el mencionado año se manejaron 3 fechas como plazos máximos para el inicio de transmisión en Facturación electrónica, 1ro de septiembre y 1ro de diciembre; para enero del año 2019 se tenía previsto un tercer proceso masivo sin embargo la DIAN otorgo nuevo plazo y replanteo una vez más el tema.

Durante el presente año se viene observando un cambio en la reglamentación del proceso de facturación electrónica encontrando:

1-Publicación de la Resolución número 000001 de 03-01-2019 mediante la cual se fijan las reglas y validaciones aplicables a la factura electrónica de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

 2-Publicación de Resolución número 0000002 de 03-01-2019 por la cual se selecciona un grupo de sujetos obligados a facturar electrónicamente y se fijan los requisitos que aplican en caso de impedimento, inconvenientes tecnológicos y / o de tipo comercial.

3-Publicación de Resolución número 000020 de 26-03-2019, señala los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y se estable el calendario para su implementación.

Así pues, basado en las últimas acciones legislativas se constituye la denominada Fase  II de Facturación Electrónica donde la DIAN plantea manejar una validación previa en tiempo real,  lo antes mencionado supone un cambio significativo frente al ciclo actual pues los documentos electrónicos (Factura, Nota crédito, Nota débito) son transmitidos al operador tecnológico el cual distribuye al tiempo a la DIAN y al cliente, mientras que, con la mencionada Resolución 000001 de 2019 los documentos deberán primero llegar al operador tecnológico de manera que éste envíe a la DIAN para su debida validación previa y luego al cliente.

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN COLOMBIA" EXPEDICIÓN - RECEPCIÓN"

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

BASE LEGAL ESTABLECIDA

(DECRETO 0002242 DEL 24-11-2015)

CONDICIONES PARA EXPEDIR LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS

a)       Cumplir con el formato estándar XML, establecido por la DIAN.

b)      Llevar numeración consecutiva (previa autorización de la DIAN)

c)       Cumplir con los requisitos establecidos en el art. 617 del estatuto tributario

d)      Incluir una firma electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura. (ampliar en Ley 962 de 2005, Ley 527 de 1999, Decreto 2364 de 2012, Decreto 333 de políticas de forma electrónica DIAN).

Se aclara que la firma electrónica podrá pertenecer a: Los obligados a facturar, a los sujetos autorizados en su empresa, o al proveedor tecnológico.  Su uso se realizará previa autorización.

e)      Incluir el Código Único de Factura electrónica (CUFE)

  CONDICIONES DE ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

• ·         El obligado a facturar deberá entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico
• ·         Se entrega de forma electrónica la factura cuando el adquirente también expida factura electrónica.
• ·         La factura electrónica deberá ser enviada por correo electrónico o dejada en algún sitio electrónico
• ·         El emisor de la factura electrónica deberá adaptarse aquellos contribuyentes que no generen este documento.
• ·         La factura electrónica contendrá código de barra.
• ·         La descarga de la factura deberá ser de fácil acceso dando garantía de: descarga lectura y copia.
• ·         Las notas crédito y Notas Debito también deberán ser generadas en formato XML que establezca la DIAN y deben: tener numeración única, consecutiva, tener fecha de expedición, nombre o razón social del adquirente, Documentó que afecta.
• ·         La entrega de las Notas créditos y Notas débitos se debe realizar de la misma forma de la factura.
• ·         Los consecutivos anulados no deberán ser usados nuevamente.
• ·         El obligado a facturar, según señala el artículo 7 del Decreto 0002242 deberá entregar un ejemplar de la factura 48 horas luego de su generación.  En dicho proceso la DIAN validará el cumplimiento general de documento enviado, en caso de algún rechazo se cuenta con 48 horas más.  

  

 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Así como la entrega del documento electrónico es un tema legal, su acuse de recibo también lo es, la Base Legal reposa en Articulo 4 de Decreto 0002242; por lo tanto:

• ·         El Adquirente deberá rechazar la factura electrónica cuando no cumpla con los requisitos, dicho      proceso lo deberá hacer haciendo uso de los medios electrónicos.
• 
  
• ·        La factura electrónica deberá conservarse en los formatos electrónicos o en el formato que la recibió.